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Abfüllung von Aerosolsprays und
-schäumen in Dosen sowie Liquida in Nachfüllpacks:

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Ein Blick hinter die Kulissen: Unser Regulatory Affairs Team

Die Anforderungen für die Inverkehrbringung von Kosmetik- und Medizinprodukten steigen stetig an. Umso wichtiger ist es, die Regularien und notwendigen Angaben zu kennen. Vema verfügt über ein hauseigenes Regulatory Affairs Team, das innerhalb der Abteilung Forschung & Entwicklung, unter der Leitung von Dr. Christian Melchert, angesiedelt ist. Ein starkes Team, denn knapp 10% der Vema Belegschaft gehören dem F+E Team (inkl. Regulatory Affairs) an, womit wir über dem Branchendurchschnitt liegen. Martina Ott und Martina Mader stehen unseren Kunden als Scientists Regulatory Affairs kompetent zur Seite und beraten in allen rechtlichen Belangen. Wir haben die beiden zu ihren Tätigkeiten befragt.
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1. Was sind die Schwerpunkte eurer Arbeit?

Wir überprüfen die Marktfähigkeit der von uns produzierten Produkte, um die Einhaltung aller erforderlichen Regularien, wie z.B. der EU-Kosmetik- oder Aerosol-Verordnung, zu gewährleisten. Dies beginnt bereits bei der sorgfältigen Prüfung der Konformitäten der eingesetzten Rohstoffe und Packmittel und geht bis hin zur Kontrolle der Kennzeichnung des fertigen Produktes. Dabei begleiten wir unsere Kunden bis zur Inverkehrbringung der Produkte. Wir beraten zum Claiming, übernehmen auf Kundenwunsch die Erstellung der Produktinformationsdatei (PID), CPNP-Notifizierung, die Zusammenstellung aller erforderlichen Unterlagen für die Sicherheitsbewertung und die Erstellung von Sicherheitsdatenblättern. Während der kompletten Umsetzung der Kundenwünsche stehen wir stets beratend bei regulatorischen Fragestellungen zur Seite.

2. Was zeichnet das Regulatory Affairs Team bei Vema aus? Warum war es für Vema die richtige Entscheidung das Regulatory Affairs Team zu stärken?

Durch den naturwissenschaftlichen Hintergrund des Teams und Berufserfahrungen aus dem Bereich Kosmetik und Medizinprodukte können wir eine kompetente Produktberatung zu regulatorischen Fragestellungen anbieten.

Regelmäßige Aktualisierungen der Gesetzgebungen erfordern eine intensive Überwachung und Anpassung unserer Produkte an die aktuell geltenden Verordnungen und Richtlinien. Durch den Aufbau einer eigenen Regulatory Affairs Abteilung können wir unseren Kunden eine zuverlässige Unterstützung bei regulatorischen Fragestellungen bieten und an einer zügigen Umsetzung der Marktkonformität der Produkte arbeiten.

3. Bei eurer Arbeit beschäftigt ihr euch viel mit Gesetzen, das klingt ziemlich trocken. Was macht eure Aufgaben dennoch spannend und abwechslungsreich?

Der Bereich Regulatory Affairs ist durch ein sehr dynamisches Themenspektrum geprägt. Die laufende Anpassung von Gesetzen und wissenschaftlichen Standards und die Beschäftigung mit den unterschiedlichsten Produkten gestaltet unsere Arbeit sehr vielfältig und abwechslungsreich. Änderungen in Bereichen wie beispielsweise Nachhaltigkeit, Mikroplastik oder auch neueste Erkenntnisse zu Inhaltsstoffen betreffen uns alle und bieten für uns ein spannendes Themenfeld. Zudem macht es besonders viel Spaß, durch unsere Tätigkeit als Teil des Produktentwicklungsprozesses sehr nah am Produkt zu arbeiten.

4. Inwieweit profitieren Kunden von einem integrierten Regulatory Affairs Team?

Als Spezialisten im Bereich Regulatory Affairs beschäftigen wir uns tagtäglich mit allen rechtlichen Belangen. Diese Expertise führt dazu, dass wir unsere Kunden in diesem Themengebiet deutlich entlasten können. Unsere Kunden müssen sich nicht mit regulatorischen Fragen auseinandersetzen oder etwa das Know-how als teure Dienstleistung einkaufen.

Außerdem legen wir sehr viel Wert auf eine vertrauensvolle und kompetente Geschäftsbeziehung. Unsere Kunden, egal ob große Brands und Handelsketten oder kleine Start-ups und Influencer, können sich darauf verlassen immer bestens betreut zu sein. Wir kennen den aktuellen Stand der Anforderungen und reagieren schnell auf Veränderungen der Gesetzgebung. Durch die interne Bearbeitung von regulatorischen Fragestellungen sind wir zudem in der Lage, Kundenanfragen zügig umzusetzen. Wir stehen in direktem Kontakt mit unseren Kunden und können dadurch lange Kommunikationswege vermeiden.

Nicht zuletzt leisten wir einen wertvollen Beitrag für neue Innovationen, da wir immer up-to-date sind und neueste Erkenntnisse in die Produktentwicklung einfließen lassen können.

5. Ihr fungiert als Schnittstelle zu internen Abteilungen und zu Kunden. Wie sieht die Zusammenarbeit aus? Zu welchen Zeitpunkten eines Projekts seid ihr gefragt?

Wir arbeiten eng mit unserer hausinternen Produktentwicklung zusammen. Zudem gibt es je nach Projekt und Kunde Schnittstellen zum Vertrieb und Einkauf. Durch die Integration in den kompletten Entwicklungsprozess arbeiten wir bereits ab Projektbeginn an der Überwachung der regulatorischen Vorgaben und können unseren Beitrag zur zügigen Inverkehrbringung der Produkte leisten.

6. Ihr müsst immer up-to-date sein und alle Vorschriften kennen. Welche Informationsquellen stehen euch zur Verfügung und wie bildet ihr euch weiter?

Wir bilden uns regelmäßig über Fortbildungsinstitute weiter und nehmen an Schulungen und Messen teil. Darüber hinaus werden wir durch Mitgliedschaften der Vema GmbH & Co. KG in diversen Fachverbänden, wie beispielsweise dem IKW oder Aerosolverband, stets über Aktualisierungen der internationalen und nationalen Verordnungen informiert.

7. Zusätzlich werden die gesetzlichen Vorschriften immer komplexer. Welchen Einfluss hat dies auf eure Arbeit?

Die stetige Erweiterung und Komplexität der geltenden Verordnungen machen sich deutlich in der Zeitintensität sowie der gestiegenen Rückfragen durch unsere Kunden bemerkbar. Unsere Kunden sind immer mehr auf unsere Unterstützung und fachliche Expertise angewiesen. Wir stehen mit Rat und Tat zur Seite und beraten ausführlich zur Marktkonformität der Produkte.

8. Welche Herausforderungen seht ihr in Zukunft auf euch zukommen und wie steht ihr diesen gegenüber?

Große Herausforderungen stellen die zunehmend komplexeren und umfangreicheren regulatorischen Anforderungen in der EU dar, vor allem im Hinblick auf Produktkennzeichnung und Produktmeldungen. Wir stehen diesen Herausforderungen offen gegenüber und freuen uns, diese in unserem Team und zusammen mit unseren Kunden zu meistern.

Martina Ott und Martina Mader, Scientists Regulatory Affairs, bei der Arbeit
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